2018s
Fixa Inbox Zero med fyra D
Idag, fredag eftermiddag, nÀr jag skriver detta ser min inbox ut sÄ hÀr:
NÀr man prövat pÄ konceptet Inbox Zero sÄ kommer man aldrig vilja gÄ tillbaka till den dÀr röran dÄ man hade alla mejl i inkorgen och olÀsta pÄ sin att-göra-lista.
Att nÄ Inbox Zero med Outlook Àr enkelt och krÀver max fem minuter av din tid för att konfigurera upp.
Den hÀr setupen snodde jag rakt av efter att ha lÀst ett blogginlÀgg. Konceptet kommer dock frÄn David Allens bok Getting Things Done. Du kan göra samma sak och sno det hÀr rakt av eller sÀtta upp det precis som du vill ha det. Jag rekommenderar dock att man följer grunden och bygger sin metodik ovanpÄ denna. Fördelen med denna Àr att det Àr enkelt att sÀtta upp och fungerar i princip pÄ alla enheter.
4-D stÄr för:
Done - Jag Àr klar med det hÀr. AnvÀnd denna nÀr du inte behöver svara pÄ mejlet eller Àr klar med Àrendet.
Do - Jag gör det hÀr pÄ direkten. AnvÀnd denna nÀr du kan svara pÄ ett mejl eller klara av det pÄ nÄgon minut. Skjut inte upp enkla grejer.
Defer - Jag gör det hÀr senare. AnvÀnd nÀr mejlet krÀver lite mer insats eller tankekraft innan du svarar. Kanske pÄ ett vÀldigt lÄngt mejl eller att det krÀver liten insats innan du Àr klar.
Delegate - NÄgon annan kan göra det hÀr. AnvÀnd nÀr du kan lÀgga över ansvaret pÄ nÄgon annan och kunna följa upp Àrendet.
Konfiguration
Att sÀtta upp det hÀr i Outlook Àr enkelt. Börja med att skapa en mapp som heter Done. Om du Àr en sÄn som sorterar upp alla mejl i olika inkorgar sÄ kan du lÄta det vara. Personligen lÄter jag alla mejl landa i "Done" till slut och kan sedan söka fram mejlen. I de fall jag behöver sortera upp mejlen kategoriserar jag dem istÀllet med fÀrgkodningar och namn.
För att förenkla Inbox Zero sÄ ska du sÀtta upp lite genvÀgar för att kunna snabbt sortera dina mejl.
Klicka pÄ pilen nere till vÀnster vid genvÀgarna och sedan Manage Quick Steps.
Sedan pÄ New och Custom.
Konfigurera sedan upp "DONE!" sÄ hÀr.
FortsÀtt att sÀtta upp "DO!", "DEFER!" och "DELEGATE!" sÄ hÀr.
AnvÀnd sedan genvÀgarna uppe i menyn och börja sortera dina mejl. FortsÀtt tills det Àr tomt.
Bilderna ovan Àr rÀtt sjÀlvförklarande, men jag skriver lite kort om dem ifall nÄgot Àr otydligt.
Nu nÀr du vÀljer DONE! kommer mejlet att klarmarkeras och flyttas till mappen Done! VÀljer du DO! kommer den att öppna ett nytt mejl med reply-all, klarmarkera mejlet och flytta till mappen Done!
VÀljer du Defer! flyttas mejlet till mappen Done!, men skapar samtidigt en task (uppgift) i Outlook som ligger och vÀntar pÄ att du skall agera. Det Àr ocksÄ hÀr du ska börja peta och jobba nÀr du Àr nere pÄ noll mejl eller har tid över.
Du kan Àven lÀgga upp sÄ att du har dina tasks (uppgifter) bredvid din inkorg.
VÀljer du Delegate!, flyttas Àven detta mejl till Done! och skapar en task (uppgift). Skillnaden hÀr Àr den öppnar uppgiften innan den sparas. PÄ sÄ sÀtt kan du fylla i egna anteckningar om vad ska utföras och vem som tar över ansvaret att det blir gjort. Den kommer Àven att öppna nytt mejl dÀr du kan vidarebefordra innehÄllet.
Det enda jag Àndrat pÄ i systemet ovan Àr att i genvÀgen Defer! sÄ flyttar jag mejlen till en mapp som heter DEFER! PÄ sÄ sÀtt har jag koll pÄ vilka mejl som jag behöver agera pÄ utöver att se dem under tasks. Det möjliggör ocksÄ sÄ att man kan komma Ät dessa frÄn mobilen eller andra enheter som inte stödjer Outlook Tasks.
Kör du Inbox Zero idag?