MENY

Välkommen till mitt lilla krypin på internet. Den här sidan handlar om mig och annat som är mina hobbies. Hoppas du har det trevligt här på sajten!!1

Content Starts Fixa Inbox Zero i Outlook med 4-D

När man prövat på konceptet Inbox Zero så kommer man aldrig vilja gå tillbaka till den där röran då man hade alla mejl i inkorgen och olästa på sin att-göra-lista.

Att nå Inbox Zero med Outlook är enkelt och kräver max fem minuter av din tid för att konfigurera upp.

Den här setupen snodde jag rakt av efter att ha läst ett blogginlägg. Konceptet kommer dock från David Allens bok Getting Things Done. Du kan göra samma sak och sno det här rakt av eller sätta upp det precis som du vill ha det. Jag rekommenderar dock att man följer grunden och bygger sin metodik ovanpå denna. Fördelen med denna är att det är enkelt att sätta upp och fungerar i princip på alla enheter.

4-D står för:

Done – Jag är klar med det här. Använd denna när du inte behöver svara på mejlet eller är klar med ärendet.

Do – Jag gör det här på direkten. Använd denna när du kan svara på ett mejl eller klara av det på någon minut. Skjut inte upp enkla grejer.

Defer – Jag gör det här senare. Använd när mejlet kräver lite mer insats eller tankekraft innan du svarar. Kanske på ett väldigt långt mejl eller att det kräver liten insats innan du är klar.

Delegate – Någon annan kan göra det här. Använd när du kan lägga över ansvaret på någon annan och kunna följa upp ärendet.

Konfiguration

Att sätta upp det här i Outlook är enkelt. Börja med att skapa en mapp som heter Done. Om du är en sån som sorterar upp alla mejl i olika inkorgar så kan du låta det vara. Personligen låter jag alla mejl landa i ”Done” till slut och kan sedan söka fram mejlen. I de fall jag behöver sortera upp mejlen kategoriserar jag dem istället med färgkodningar och namn.

För att förenkla Inbox Zero så ska du sätta upp lite genvägar för att kunna snabbt sortera dina mejl.

Klicka på pilen nere till vänster vid genvägarna och sedan Manage Quick Steps.

Sedan på New och Custom.

Konfigurera sedan upp ”DONE!” så här.

Fortsätt att sätta upp ”DO!”, ”DEFER!” och ”DELEGATE!” så här.

Använd sedan genvägarna uppe i menyn och börja sortera dina mejl. Fortsätt tills det är tomt.

Bilderna ovan är rätt självförklarande, men jag skriver lite kort om dem ifall något är otydligt.

Nu när du väljer DONE! kommer mejlet att klarmarkeras och flyttas till mappen Done!Väljer du DO! kommer den att öppna ett nytt mejl med reply-all, klarmarkera mejlet och flytta till mappen Done!

Väljer du Defer! flyttas mejlet till mappen Done!, men skapar samtidigt en task (uppgift) i Outlook som ligger och väntar på att du skall agera. Det är också här du ska börja peta och jobba när du är nere på noll mejl eller har tid över.

Du kan även lägga upp så att du har dina tasks (uppgifter) bredvid din inkorg.

Väljer du Delegate!, flyttas även detta mejl till Done! och skapar en task (uppgift). Skillnaden här är den öppnar uppgiften innan den sparas. På så sätt kan du fylla i egna anteckningar om vad ska utföras och vem som tar över ansvaret att det blir gjort. Den kommer även att öppna nytt mejl där du kan vidarebefordra innehållet.

Det enda jag ändrat på i systemet ovan är att i genvägen Defer! så flyttar jag mejlen till en mapp som heter DEFER! På så sätt har jag koll på vilka mejl som jag behöver agera på utöver att se dem under tasks. Det möjliggör också så att man kan komma åt dessa från mobilen eller andra enheter som inte stödjer Outlook Tasks.

Tags: , , , Categorised in: