Idag, fredag eftermiddag, ser min inkorg ut så här när jag skriver detta:

När du väl har testat konceptet Inbox Zero vill du aldrig tillbaka till röran med olästa mejl som fastnat på din att-göra-lista.

Att nå Inbox Zero i Outlook är enkelt och tar max fem minuter att sätta upp.

Konceptet kommer ursprungligen från David Allens bok, Få det gjort. Du kan kopiera det precis som jag gjort eller anpassa det efter dina behov. Jag rekommenderar att hålla sig till grunderna och bygga vidare därifrån. Fördelen är att det är enkelt att sätta upp och fungerar på nästan alla enheter.

4-D står för: #

Done – Jag är klar med detta. Använd detta när du inte behöver svara på mejlet eller är färdig med ärendet.

Do – Jag gör detta direkt. Använd detta när du kan svara på mejlet eller slutföra uppgiften på några minuter. Skjut inte upp enkla saker.

Defer – Jag gör detta senare. Använd detta när mejlet kräver lite mer tid eller eftertanke innan du svarar. Gäller ofta långa mejl eller de som behöver input innan du är klar.

Delegate – Någon annan kan ta detta. Använd detta när du kan delegera ansvaret till någon annan och följa upp senare.

Uppsättning #

Att sätta upp detta i Outlook är enkelt. Börja med att skapa en mapp som heter Done. Om du är en person som gillar att organisera alla mejl i olika mappar kan du fortsätta med det. Personligen låter jag alla mejl hamna i “Done” till slut och använder sökfunktionen vid behov. I de fall där jag behöver mer ordning kategoriserar jag dem med färg och namn.

För att göra Inbox Zero ännu enklare, sätt upp några genvägar för att snabbt sortera dina mejl.

Klicka på pilen längst ner till vänster i genvägsmenyn och välj Hantera Snabbsteg.

Klicka sedan på Nytt och välj Anpassat.

Konfigurera “DONE!” så här.

Fortsätt med att sätta upp “DO!”, “DEFER!” och “DELEGATE!” så här.

Använd sedan genvägarna i menyn för att börja sortera dina mejl. Fortsätt tills inkorgen är tom.

Bilderna ovan är ganska självförklarande, men jag beskriver dem kortfattat ifall något är oklart.

När du väljer DONE! markeras mejlet som slutfört och flyttas till Done-mappen. När du väljer DO! öppnas ett nytt “svara alla”-mejl, mejlet markeras som slutfört och flyttas till Done.

När du väljer Defer! flyttas mejlet till Done-mappen, men samtidigt skapas en uppgift i Outlook som väntar på att du tar tag i den. Detta är din startpunkt när inkorgen är tom eller när du har extra tid.

Du kan också ställa in en vy som visar dina uppgifter bredvid inkorgen.

När du väljer Delegate! flyttas mejlet också till Done och en uppgift skapas. Skillnaden här är att den öppnar uppgiften innan den sparas, så att du kan lägga till anteckningar om vad som ska göras och vem som tar över ansvaret. Det öppnas också ett nytt mejl där du kan vidarebefordra innehållet.

Den enda ändringen jag gjort från systemet ovan är att i genvägen Defer! flyttar jag mejlen till en mapp som heter DEFER! istället för Done. På så vis kan jag hålla koll på mejl jag behöver agera på utöver att bara se dem i uppgifter. Detta gör att jag även kan komma åt dem från mobilen eller andra enheter som inte stödjer Outlook Tasks.

Använder du Inbox Zero idag?